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Phasen im Onboarding-Prozess

Der Onboarding-Prozess verläuft in drei Phasen. Welche Aufgaben in jeder Phase auf HR zukommen und mit welchen Instrumenten der Onboarding-Prozess gestaltet werden kann, zeigen wir in diesem Blog.

Onboarding: Phase der Vorbereitung (Preboarding)

Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase des Onboardings kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Das Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.

- Wichtige Informationen zusenden – über das Gesamtunternehmen (z. B. Leitbild, Unternehmensbroschüren), über den zukünftigen Arbeitsbereich, über Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung.

- Weisen Sie explizit darauf hin, als HR-Verantwortlicher jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen.

- Klären Sie offene Fragen: Was benötigen Sie als Firma vom zukünftigen Mitarbeiter, damit Sie den Arbeitsplatz optimal vorbereiten können? Welche Arbeitszeiten sind Kernarbeitszeiten und in welchem Zeitfenster kann der Neue nach eigenen Zeit-Bedürfnissen arbeiten?

- Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, Stellenbeschreibung, Organigramm und Ähnliches mehr, falls noch nicht vorhanden.

- Bestimmen Sie einen Kollegen als Paten.

- Legen Sie als Vorgesetzter die Gesprächstermine zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen, Ziele und für Feedback in den ersten drei Monaten fest.

- Gestalten Sie den zukünftigen Arbeitsplatz und organisieren Sie die Arbeitsmittel (wie zum Beispiel Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder etc.)

- Informieren Sie Kollegen und alle Beteiligten /Betroffenen über den Stellenantritt eines neuen Mitarbeiters.

Onboarding: Phase zur Orientierung

Die Orientierungsphase umfasst die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen- und verstehen lernt. In dieser Onboarding-Phase muss das Unternehmen für Folgendes sorgen.

Erster Arbeitstag:

- Begrüßung,

- mit Kollegen bekannt machen,

- Paten zuweisen,

- Gespräch mit Vorgesetztem,

- Arbeitsplatz kennenlernen,

- Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären,

- Mappe mit Leitfäden, Stellenbeschreibung usw. übergeben,

- Einführung durch Kollegen/Pate/Chef/HR,

- um handlungsfähig zu werden: Schlüssel, Passwörter, PC, etc.

Onboarding: Phase der Integration

Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. Das Unternehmen unterstützt diese Zeitspanne durch:

- Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage bei mehreren neuen Mitarbeitern,

- Teamintegration – durch aktive Teambildung,

- Wissensvermittlung,

- Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten,

- Fortbildungsangebote,

- Feedbackgespräche,

- Einführung in Strategie und Unternehmensziele,

- Angebote zu den beruflichen Netzwerken usw. – je nach Tätigkeitsfeld, Unternehmensgröße, Branche